O uso que um profissional faz do e-mail expressa muito sobre suas habilidades de comunicação e como ele se apresenta para o mundo. Saber quando e como usar o e-mail pode diferenciar um profissional no mercado.
Gamali Gomide: Mestre em Letras. Professora de “Língua Portuguesa” e “Interpretação de Textos” da Univiçosa
O uso que um profissional faz do e-mail expressa muito sobre suas habilidades de comunicação e como ele se apresenta para o mundo. Saber quando e como usar o e-mail pode diferenciar um profissional no mercado. Na busca por um emprego, o e-mail é uma das primeiras avaliações de um candidato.
Lembre-se sempre: e-mail pode ser documento contra ou a seu favor. Portanto, todo cuidado é pouco: cortesia, correção, formalidade, impessoalidade, imparcialidade e objetividade são fatores determinantes para o seu sucesso. Todos já ouviram ou viveram histórias em que o famoso "responder a todos" trouxe constrangimentos e sabem da indelicadeza dos textos escritos em CAIXA ALTA. É um grande erro achar que não precisa se preocupar com ortografia, gramática, uma saudação. Por ser mais rápido, as pessoas acham que não precisam ser profissionais nesse tipo de mensagem. Não faça como os demais: escreva com elegância e correção e será reconhecido, com certeza.
Algumas observações quanto aos e-mails
1-Reduza seu e-mail ao que for essencial.
O e-mail é uma comunicação curta e quanto mais objetivo, mais eficiente.
2. Limite o e-mail a apenas um assunto
Se você tiver vários assuntos não relacionados para falar, a melhor maneira é enviar vários e-mails separados. Assim, você será mais objetivo, melhor compreendido e obterá melhores respostas.
3. Escreva e-mails claros
Releia seu texto, colocando-se no lugar de quem vai ler para ter certeza de que seu ele é tão claro, direto e fácil de entender quanto possível. Isso significa evitar abreviações, tomar cuidado com a gramática, entre outros. Ao responder um e-mail, mantenha o texto original ao qual você está respondendo, isso ajuda a tornar as coisas claras.
4. Informe exatamente o que você quer
Termine cada e-mail como se fosse o item de uma lista que você precisa, caso contrário, obrigará o leitor a ficar procurando no meio dos seus parágrafos exatamente o que ela deve fazer. Exemplo, você escreve o e-mail, e no final diz:
Resumindo,
• Providencie novas contratações
• Ligue para o serviço de coleta de lixo
5. Escreva o assunto depois de terminar o e-mail
Geralmente é a primeira coisa que se escreve, antes de saber exatamente sobre o que escreverá. É por isso que, geralmente, os assuntos são vagos ou inúteis, como “Oi” ou “Bom dia!”. Escreva a mensagem e, só então, volte lá em cima e escreva o assunto do e-mail.
6. O(s) destinatário(s) é a última coisa que você deve escrever.
Ao aguardar até o último momento para escrever o destinatário, evita-se o embaraço de enviar um e-mail pela metade ou de dizer o que não deve para pessoas erradas. Isso é importante especialmente quando há algum tipo de reclamação no corpo da sua mensagem.
Oito regras de etiqueta ao escrever e-mail
1. Pense antes de escrever
Muitos assuntos devem ser tratados pessoalmente: reclamações, cobranças, advertências, assuntos complexos, etc.
2. Seja simples e objetivo
Quando os e-mails começam a expandir em longas cadeias, as pessoas muitas vezes esquecem o assunto original.
3. Seja breve
As pessoas gostam de e-mail, pois é rápido e fácil. Mas quanto maior e mais complicada for a sua mensagem, maior será o tempo que você levará para compor e para o destinatário entender. Se um e-mail exige mais do que 12 linhas e dois threads, você está desperdiçando o tempo de todos e diluindo sua mensagem.
4. Faça o campo "assunto" ir direto ao ponto
As pessoas usam o campo "assunto" sua lista de tarefas. Para ajudar seu destinatário a priorizar e entender suas necessidades, o assunto de seus e-mails deve ser muito claro. Diga ao seu destinatário o que você precisa na linha de assunto. "Então, em invés de marcar o e-mail como alta, média ou baixa prioridade, coloque a data de quando você precisa de uma resposta na linha de assunto".
5. Estruture
Um bom e-mail precisa de uma abertura, corpo e conclusão. O objetivo deve estar claro na introdução. Somados, os parágrafos de abertura e fechamento não devem exceder sete linhas, e o corpo não deve exceder cinco linhas. Cada assunto num parágrafo. Se possível, cada assunto num e-mail.
6. Aproprie-se de sua mensagem
Recomenda-se pergunte ao destinatário: "Há algo que eu possa fazer para ajudar? Dei informação suficiente?".
7. Evite palavras e frases que deixem as pessoas na defensiva
Seja profissional e evite linguagem pesada e sarcasmo. Mesmo se alguém lhe envia um e-mail mal-educado, você tem a chance de responder profissionalmente. Evite perguntas que colocam as pessoas na defensiva, como, "Por que seu projeto está atrasado?" É melhor resolver tais questões espinhosas via telefone ou em pessoa. Pela mesma razão, evite "provocações" como: "Por que você...,"" Você deve...," "Eu tenho certeza que você vai concordar...," e "Não compreendo a sua...," que muitas vezes indicam uma quebra nas comunicações que o e-mail certamente não irá consertar.
8. Use a cópia oculta (Cco) e o Responder a Todos com cuidado
A única razão para o uso de cópia oculta é manter o endereço e-mail dos destinatários em segredo. Por exemplo, se você quiser enviar um e-mail a todos em sua rede para anunciar um novo emprego, coloque todos no campo Cco. Evite o "Responder a Todos" se, por exemplo, seu chefe envia uma solicitação de reunião ou link para um artigo a todos em sua equipe e você precisa responder, faça-o apenas ao seu chefe.