Comunicar-se bem não significa apenas que o emissor envie com êxito a informação; mas, sim, que ela foi compreendida totalmente pelo receptor.
Gamali Gomide: Mestre em Letras. Professora de “Língua Portuguesa” e “Interpretação de Textos” da Univiçosa
A boa comunicação interna e externa é fundamental para o sucesso de uma empresa ou instituição; portanto, um profissional competente, em qualquer setor, precisa saber se expressar, de forma clara e coerente, pois uma mensagem mal elaborada pode trazer prejuízos de tempo e valores, entre outros transtornos, além do desgaste da imagem profissional. É preciso, pois, selecionar as ideias, esquematizar e planejar o que se deseja transmitir, dominar o assunto e escolher as palavras certas para persuadir e convencer o receptor. Outro aspecto a considerar é que, no universo empresarial competitivo, saber escrever é um grande diferencial que garante a empregabilidade e promove a ascensão na carreira.
Comunicar-se bem não significa apenas que o emissor envie com êxito a informação; mas, sim, que ela foi compreendida totalmente pelo receptor. Afinal, comunicação é a troca de entendimento; por isso, só pode ser considerada eficaz quando o entendimento do receptor coincide com o significado pretendido pelo emissor. Quando ocorrem falhas ou equívocos, a “responsabilidade” é inteiramente do emissor; portanto, é preciso ter em mente que uma boa comunicação depende de um bom planejamento do texto.
Como sabemos, a comunicação eficiente no mundo empresarial não é apenas realizada de forma oral, em telefonemas e em reuniões. E-mails de negócios são de grande importância, pois constituem elemento de divulgação da imagem da empresa e de seus funcionários. No entanto, a impessoalidade, a informalidade ou a falta de padronização são alguns dos motivos que causam problemas na comunicação de uma empresa com seus diferentes públicos.
Os documentos redigidos por você serão a imagem de sua organização. Assim, a comunicação bem elaborada, além de utilizar linguagem concisa e direta, deverá seguir a estética moderna, mais agradável e facilitadora da leitura.
A mensagem profissional deve ser, antes de tudo, breve. Assim, rodeios ou inversões, mesmo bem feitos devem ser abolidos.
É preciso observar a natural formalidade que esse tipo de carta ou e-mail requer, mas devemos evitar a rigidez exagerada, os clichês, a redundância e os termos arcaicos que ainda são utilizados. Por exemplo, não há necessidade de preâmbulos, vá direto ao assunto, e evite alguns chavões ainda tão usados na introdução tais como:
Vimos através desta;
Vimos por meio desta;
Tem a presente a finalidade de;
Aproveitamos o ensejo, a oportunidade;
Temos em nosso poder, ou temos em mãos sua carta.
Não precisa avisar que vai encerrar e evite chavões típicos de fechamento como:
Limitados ao exposto, encerramos;
Sendo o que nos resta a oferecer para o momento;
Sem mais, ou sem mais nada para o momento.
Ao escrever, organize seu pensamento, traçando mentalmente um plano:
o que é preciso comunicar;
quem vai receber a mensagem;
como deve ser transmitida;
quais informações são importantes.
Releia com cuidado o que escreveu antes de enviar; corrija os erros de concordância, ortografia e observe se não há palavras repetidas no mesmo parágrafo. Com esses cuidados, seu e-mail, com certeza, será bem compreendido e você alcançará o seu objetivo final: uma comunicação eficiente.